Datové schránky jsou nyní povinné pro všechny odborové organizace
V souvislosti s novelou zákona 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, v platném znění, která stanoví povinnost užívání datových schránek všemi právnickými osobami, tedy i odborovými organizacemi, uspořádal OS PHGN pro zájemce z řad odborových funkcionářů v loňském roce online seminář o nových povinnostech odborových organizací. Vzhledem k tomu, že nová úprava nabývá účinnosti 1. ledna 2023, připomínáme základní informace.
Na základě zákona jsou všem právnickým osobám tedy i odborovým organizacím od 1. ledna 2023 zřizovány datové schránky. Výchozími údaji jsou údaje ze spolkového rejstříku, což je veřejný rejstřík, kde jsou odborové organizace registrovány. Členům statutárního orgánu (zpravidla členové závodního výboru nebo předseda závodního výboru) budou zaslány přístupové údaje do datové schránky, každý člen bude mít vlastní přístup. Stejně se bude postupovat i u odborových organizací, jejichž členové statutárního orgánu jsou pro veřejnost ve spolkovém rejstříku skryti, protože státní správa má k těmto údajům přístup. Důrazně se doporučuje přístupový údaj nikomu nesdělovat! Údaje budou zaslány doporučenou poštou. Datová schránka bude zpřístupněna odborové organizaci i když si žádný člen statutárního orgánu údaje nepřevezme nebo se do schránky nepřihlásí. Dopisy budou rozesílány v průběhu ledna až března 2023.
Jestliže je odborová organizace ve spolkovém rejstříku zapsaná, ale dosud nesplnila svoji povinnost nechat zapsat povinné údaje, mimo jiné svůj statutární orgán, zahájí Ministerstvo vnitra reklamační řízení s příslušným rejstříkovým soudem. Ten osloví odborovou organizaci s výzvou, aby své údaje doplnila. Doporučujeme tedy odborovým organizacím, které dosud nemají povinné údaje ve spolkovém rejstříku zapsány, aby tak učinily co nejdříve, protože až k tomu budou vyzvány soudem, bude jim stanovena lhůta ke splnění této zákonné povinnosti.
Po zpřístupnění datové schránky platí fikce doručení 10 dní. To znamená, že každá zpráva, která bude odborové organizaci zaslána prostřednictvím datové schránky, bude považována za doručenou, a to buď dnem, kdy se organizace (prostřednictvím člena statutárního orgánu) do datové schránky přihlásí, a nepřihlásí-li se, potom bude zpráva doručena 10. dnem. Je tedy nutné, aby si odborová organizace, resp. její statutární orgán, stanovil pravidla, jak bude s datovou schránkou nakládat. Tedy kdo a kdy se do ní bude přihlašovat, kdo bude vyřizovat písemnosti do ní doručené, jak se budou členové statutárního orgánu navzájem informovat o tom, že do schránky nahlédli, kdo a jak bude ukládat doručené zprávy, zda si zřídí pověřenou osobu (viz níže).
V datové schránce si lze zřídit zasílání upozornění na došlou poštu prostřednictvím zprávy SMS nebo do emailu.
Písemnosti jsou v datové schránce uloženy 90 dní, poté jsou automaticky vymazány, pokud si je subjekt neuloží. Lze je též přesunout do placené služby Trezor Česká pošta.
Doručování prostřednictvím datové schránky státním institucím je zdarma, ostatním osobám (banky, obchody, fyzické osoby) za 5 Kč. K tomu účelu si lze předplatit kredit v libovolné výši. Nejběžnější typy souborů, které lze datovými schránkami zasílat, jsou soubory PDF, DOC, XLS, JPG, ZFO.
Do datové schránky může oprávněná osoba (člen statutárního orgánu) zřídit přístup jiné osobě zřízením účtu v datové schránce jakožto pověřené osobě. Pověřená osoba může mít i jen omezený rozsah oprávnění (např. jen pro přijetí zpráv nebo jen pro odesílání apod.) Tento rozsah lze kdykoliv změnit. To může v praxi odborové organizace přicházet do úvahy například pro přístup účetní, která není členkou odborového orgánu. Stávající znění zákona zavádí též automatické zřízení datové schránky pro každou fyzickou osobu, která po 1. lednu 2023 využije elektronickou identitu pro jakýkoliv účel. Taková fyzická osoba neobdrží přístupové údaje, protože disponuje kvalifikovaným prostředkem pro elektronickou identifikace. Její datová schránka je zpřístupněna prvním přihlášením nebo 15 dnů po zřízení datové schránky. Zákon dává možnost této osobě svoji datovou schránku znepřístupnit, pokud ji nechce využívat. O znepřístupnění si musí osoba požádat. Aktuálně je v parlamentu projednávána novela, která by zrušila automatické zřízení datové schránky fyzické osobě, která není OSVČ.
● Další podrobné informace lze nalézt na webových stránkách: www.mojedatovaschranka.cz.
Mgr. Markéta Marinková, JUDr. Antonín Těšík, právníci OS PHGN
Článek vyšel v HGN č.1/2023
